Características comunes de la Legislación Societaria en Estados Unidos

A pesar de la gran diversidad de leyes estatales sobre sociedades, existen una serie de características que son comunes a los distintos tipos de sociedades que pueden existir en Estados Unidos.

A pesar de la gran diversidad de leyes estatales sobre sociedades, existen una serie de características que son comunes a los distintos tipos de sociedades que pueden existir en Estados Unidos.

1) Para constituir la sociedad, no hace falta contar con un abogado ni fedatario público. Basta con presentar en el Registro unos Artículos o Certificado de Constitución en el Departamento o Secretario de Estado del lugar donde se establezca la sociedad.

Para redactar estos documentos, existen modelos generales aprobados por los Departamentos y Secretario de Estado como método de ayuda a todas las personas que deseen constituir una sociedad. Así, se consigue que se presenten documentos libres de defectos de forma o contenido, de manera que quede garantizada la constitución y registro de la sociedad de forma rápida y sencilla.

El siguiente paso es redactar las Actas Constitutivas, Estatutos y Certificados de Emisión de Acciones o Participaciones. Se trata de unos documentos, de carácter privado esta vez, fundamental para el regimiento y buen funcionamiento de la sociedad.

2) Aunque cualquier persona puede presentar la documentación, es más que recomendable, sobre todo si se actúa desde fuera de Estados Unidos, contar con la ayuda de un abogado, contador público o compañía de servicios corporativos para que actúe como incorporador u organizador de la sociedad (a título de representación), porque, una vez registrada la sociedad, el departamento correspondiente envía una copia registrada de la documentación societaria al domicilio del incorporador u organizados. Contar con una residencia en el país, agiliza los trámites.

3) Una vez constituida y registrada la sociedad, el administrador de ésta, mediante un Acta de Consejo, debe cumplir los siguientes deberes:

• a) Ratificar los actos de constitución y registro del incorporador u organizador;

• b) Nombrar a los directivos de la sociedad, (presidente, secretario y tesorero), y a los socios. También les emite las acciones o participaciones (dependiendo del tipo de sociedad de que se trate);

• c) Aprobar unos estatutos de funcionamiento de la sociedad que, de acuerdo a la ley de cada estado, regulen a los administradores (funciones, retribuciones, nombramientos, vacantes, destituciones, quórums y votaciones, tiempo, notificación y convocatoria de consejos), asambleas de socios (asambleas ordinarias y extraordinarias, lugar de la asamblea, notificación, quórum, votación y representación), actas sociales y estados financieros, distribución de beneficios, acciones o participaciones (según el tipo de sociedad de que se trate) y modificación de los estatutos.

4) Ningún estado exige un capital social mínimo para la constitución de una sociedad. En algunos tipos de sociedades, no hay obligación legal de expresar ningún capital social en la documentación de constitución de la sociedad. En las sociedades en que, de forma expresa, se incluya un capital social mínimo, es importante subrayar que tampoco existe obligación legal de desembolsar ese capital social. Existe una presunción legal y contable de que el capital social, en algún momento de la vida de la sociedad, será desembolsado y suscrito por los socios.

El capital realmente desembolsado y suscrito por los socios es el capital contable. Éste nunca es objeto de registro público en ninguno de los estados. El capital contable sólo consta en la documentación contable de la sociedad y en los estados financieros que forman parte de la documentación contable incluida en la declaración de impuestos anual presentada a la Agencia Tributaria Federal (IRS). A pesar de ello, esta documentación es completamente confidencial y privada.

5) No es obligatorio la descripción de un objeto social en los artículos o certificado de constitución de una sociedad en los Estados Unidos. De hecho, existe la presunción legal de que la sociedad se constituye con objeto de desarrollar cualquier actividad legal permitida por la ley

No obstante, para el desarrollo de ciertas actividades, se requieren licencias federales, en concreto para el desarrollo de actividades financieras, bancarias y bursátiles; para la fabricación de productos farmacéuticos y cárnicos; para la fabricación y comercio de bebidas alcohólicas, tabaco y armas de fuego; para el desarrollo de transportes; y para las emisoras de radio y televisión. Los estados usualmente también requieren la obtención de licencias estatales para el desarrollo de esas mismas actividades.

Por otra parte, a los profesionales cuyo ejercicio profesional esté regulado, y se requiera su pertenencia a un Colegio Profesional, también se les requiere la obtención de una licencia profesional por el estado en donde ejerzan su actividad profesional.

6) No es obligatorio tampoco que la sociedad disponga de un domicilio físico. El domicilio social de la sociedad puede ser un domicilio virtual o simplemente un domicilio postal.

La mayoría de sociedades se constituyen en el domicilio del incorporador u organizador que suele ser un despacho de abogados, contador público o compañía de servicios corporativos.

Generalmente, ello suele ser así cuando una sociedad es constituida con carácter previo a la firma de un contrato de alquiler o compra del lugar de negocio que constituya el domicilio real de la sociedad.

7) Toda sociedad en los Estados Unidos debe tener designado un agente y oficina registral. La designación del agente y oficina registral se registra en el Departamento o Secretario de Estado, y es una información pública que toda sociedad debe publicar y mantener actualizada anualmente ante el Secretario o Departamento de Estado.

Dado que en las sociedades todos los administradores, directivos y socios pueden ser extranjeros y no residentes en Estados Unidos, el agente registral es la única persona que está obligada a ser residente en el estado en el que se constituye la sociedad y debe tener su domicilio social en ese estado.

El agente registral es la persona que recibe toda comunicación legal para la sociedad y queda comprometido ante el Departamento o Secretario de Estado a notificar al administrador o directivo de la sociedad toda notificación legal que haya recibido en su domicilio designado a esos efectos.